Etsi ja vuokraa toimisto yrityksellesi

Työympäristön käytännöllisyys

Valoisa tila voi vähentää keinovalaistuksen tarvetta. Ikkunoiden suunta ja häikäisy vaikuttavat silti työpisteiden sijoitteluun. Lämpökuormakin ratkaisee paljon. Korkea huonekorkeus ja avaruus muuttavat tilan tuntua. Ne voivat vaikuttaa myös akustiikkaan ja lämmitykseen. Ulkonäkö ei siksi riitä arvioinnin pohjaksi. Äänitaso ja lämpötila kertovat enemmän. Kalustettavuus kuuluu arvioon.

Ilmanvaihto ja ilmastointi eivät ole sama asia. Jäähdytys on vielä oma asiansa. Ilmanvaihto vaihtaa sisäilmaa. Jäähdytys auttaa hallitsemaan lämpötilaa lämpiminä päivinä. Jos tilassa työskentelee paljon ihmisiä, järjestelmien kapasiteetti kannattaa selvittää ennen sopimusta. Sama pätee runsaasti lämpöä tuottavaan tekniikkaan.

Nopea internetyhteys on useimmille yrityksille välttämätön. Ilmoituksessa mainittu WiFi ei silti kerro yhteyden nopeutta tai kapasiteettia. Tietoturvasta se ei kerro mitään. Valokuidun saatavuus ja sisäverkon toteutus tarkistetaan erikseen. Kysy myös, voiko tilaan asentaa oman liittymän. Mobiiliyhteyksien kuuluvuus kannattaa testata paikan päällä.

Kulunvalvonta ja hälytysjärjestelmä vaikuttavat rakennuksen turvallisuuteen. Mahdollinen kameravalvonta vaikuttaa niin ikään. Kuka hallinnoi käyttöoikeuksia? Miten vieraat pääsevät sisään? Saako tilaan tulla normaalien aukioloaikojen ulkopuolella? Yrityksen on tiedettävä nämä asiat. Jos työajat vaihtelevat, varmista 24/7-pääsy sekä omaan toimistoon että rakennuksen sisäänkäynteihin.

Keittiö ja lounastila voivat olla henkilöstölle tärkeitä. Sosiaalitiloja ja pukuhuonetta arvostetaan myös. Suihku täydentää kokonaisuuden. Nämä korostuvat etenkin, kun työmatka tehdään pyörällä tai työpäivään kuuluu liikuntaa. Kuntosali tai terassi voi lisätä viihtyvyyttä. Kattoterassi ja parveke ovat samaa sarjaa. Niiden käyttöehdot ja mahdolliset lisämaksut on hyvä tarkistaa ennen kuin ne vaikuttavat tilavalintaan.

Sijainti ja saapuminen

Hyvä osoite näyttää erilaiselta henkilöstön ja asiakkaiden silmin. Yhteistyökumppanitkin kulkevat omia reittejään. Joukkoliikenteen lisäksi katso kävelyreitti pysäkiltä rakennukselle. Yhteyksien pitää toimia tavallisina työaikoina. Autolla saapuville työntekijöille voidaan tarvita pysäköintipaikkoja. Asiakas- ja vieraspysäköinti palvelee lyhyempiä käyntejä.

Sähköauton lataus ja pyöräpysäköinti voivat vaikuttaa työmatkojen sujuvuuteen. Pyöräilijälle turvallinen säilytyspaikka on tärkeä. Pukuhuone ja suihku tekevät kokonaisuudesta käytännöllisen. Esteettömyydessä ratkaisee reitti pysäköintialueelta tai kadulta työtilaan asti. Pelkkä pääsisäänkäynti ei kerro kaikkea.

Varastotilaa tai lukittavia kaappeja voidaan tarvita arkistoille ja laitteille. Näytteet ja työntekijöiden tavarat tarvitsevat nekin paikkansa. Jos kuriiritoimituksia tulee säännöllisesti, selvitä, miten lähetykset vastaanotetaan. Voiko ne säilyttää turvallisesti vastaanottajaa odottamassa?

Kalustettu vai muokattava toimisto?

Nopea käyttöönotto houkuttelee monia. Kalustettu tai täysin kalustettu kohde voi nopeuttaa sitä. Ennen päätöstä selvitä, mitkä kalusteet kuuluvat vuokraan. Kuka vastaa niiden kunnossapidosta? Saako työpisteiden järjestystä muuttaa? Käyttövalmis toimisto ei välttämättä sisällä internetyhteyttä tai tulostimia. Muutkin päivittäisessä työssä tarvittavat palvelut voivat puuttua.

Remontoitu ja saneerattu ovat eri asioita. Remontti voi koskea pintoja ja kalusteita. Saneerauksessa on voitu uusia esimerkiksi ilmanvaihto tai sähköjärjestelmä. Muitakin teknisiä osia on voitu uusia. Tehtyjen töiden sisältö ja ajankohta selviävät vuokranantajalta.

Jos yritys haluaa rakentaa neuvotteluhuoneita tai asentaa omaa tekniikkaa, muutostöistä sovitaan ennen vuokrasopimusta. Tilajaon muuttaminen vaatii saman. Samalla määritellään kustannusten jakaminen. Pitääkö tila palauttaa myöhemmin alkuperäiseen kuntoon?

Toimiston vuokrasopimus

Ilmoitettu hinta ei vielä kerro kaikkia kustannuksia. Vuokra voidaan määritellä neliöperusteisesti tai kiinteänä kuukausivuokrana. Ylläpidosta ja sähköstä voi tulla lisäveloitus. Pysäköinti ja internet laskutetaan joskus erikseen. Siivous ja rakennuksen yhteiset palvelut voivat nekin maksaa lisää.

Sopimus voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Lyhyt sopimus sopii tilapäiseen tarpeeseen. Vuokraus ilman pitkää sitoutumista palvelee samaa tarkoitusta. Pitkä sopimus voi puolestaan olla perusteltu, jos yritys investoi muutostöihin. Silloin yritys haluaa varmistaa tilan käytön pitkäksi aikaa.

Irtisanomisaika voi olla kuukausi tai kolme. Kuusi tai kaksitoista kuukautta on myös mahdollista. Mikään näistä ei ole yleinen vakio. Tarkista ehto kohdekohtaisesti. Sopimuskauden lisäksi neuvotteluissa voi käsitellä jatko-optiota. Pinta-alan laajentaminen tai pienentäminen kuuluu samaan keskusteluun. Alivuokraus edellyttää sopimusehtojen ja vuokranantajan hyväksynnän tarkistamista.

Indeksiehdosta on käytävä ilmi, millä perusteella ja milloin vuokraa tarkistetaan. Sopimuksesta selviää myös vakuus ja mahdolliset aloitusmaksut. Vastuu korjauksista ja erikseen laskutettavat palvelut kuuluvat samaan tarkistukseen.

Vertaa vapaita toimistoja

Rajaus alkaa sijainnista ja koosta. Pohjaratkaisu tulee heti perään. Kuvagalleria ja pohjapiirros helpottavat ensimmäistä arviointia. Esittelyssä selviävät tilan todelliset mitat ja äänet. Valaistus ja lämpötila kannattaa tarkistaa paikan päällä. Katso myös, miten rakennukseen saapuminen sujuu. Virtuaaliesittely voi täydentää tutustumista, jos sellainen sisältyy ilmoitukseen.

Merkinnät heti käyttöön ja nopea käyttöönotto varmistetaan kohteen yhteyshenkilöltä. Muuttopäivään voivat vaikuttaa vuokrasopimuksen tekeminen ja vakuus. Avainten luovutus ja kalustaminen vievät oman aikansa. Mahdolliset muutostyötkin voivat siirtää aloitusta.

MatchOfficessa voi vertailla vapaita toimistoja ja tallentaa kiinnostavia kohteita. Kohteesta voi lähettää yhteydenottopyynnön suoraan palvelussa. Jos sopivaa vaihtoehtoa ei löydy heti, hakuvahti voi ilmoittaa uusista hakuehtoihin sopivista kohteista.