Coworking vs toimistohotelli: erot ja valinta | MatchOffice
Vertailussa käydään läpi kummankin mallin määritelmä ja keskeiset erot. Mukana ovat myös tavallisimmat käyttötapaukset. Lopuksi katsotaan, mitä hinnassa ja sopimuksessa pitää tarkistaa. MatchOffice on hakupalvelu yrityksille ja yrittäjille sekä muille työtilaa etsiville. Siellä voi tarkastella toimistohotelleja ja coworking-tiloja. Lisätietoja voi kysyä kohteista, jotka kiinnostavat.
Mikä on toimistohotelli?
Toimistohotelli on palvelutoimisto, jossa yritys vuokraa oman lukittavan huoneen ja käyttää kohteen yhteisiä palveluja, esimerkiksi kokoustiloja, vastaanottoa, internetyhteyttä ja siivousta.
Mitä toimistohotelli sisältää?
Toimistohotellin vuokraan kuuluu oma lukittava huone. Kohteesta riippuen mukana ovat myös internet, kalusteet, vastaanotto, siivous, yhteinen keittiö ja kokoustilojen käyttö.
Palvelujen sisältö vaihtelee. Yhdessä kohteessa kokoushuoneita voi käyttää tietyn tuntimäärän. Toisessa ne varataan ja maksetaan erikseen. Vastaanotto voi palvella vain tiettyinä aikoina. Kalusteet voivat kuulua vain osaan vaihtoehdoista. Vuokran sisältö selviää siksi vasta ilmoituksesta ja tarjoajalta.
Kenelle toimistohotelli sopii?
Toimistohotelli sopii tiimille, joka tarvitsee työrauhaa, oman oven ja luottamuksellisen työtilan, sekä kasvavalle yritykselle, joka voi myöhemmin vaihtaa suurempaan huoneeseen.
Omaan huoneeseen voi jättää tavarat ja työvälineet paikoilleen. Se voi selkeyttää myös asiakastapaamisia ja tiimin yhteisiä työpäiviä. Pelkkä huone ei silti ratkaise. Myös kulkuajat ja kokoustilojen saatavuus ovat tärkeitä. Samoin äänieristys ja sopimusehdot.
Tutustu Suomessa tarjolla oleviin toimistohotelleihin.
Mikä on coworking?
Coworking on jaettu työtila, jossa työpiste vuokrataan jäsenyydellä tai päiväpassilla. Työpiste voi olla vapaa paikka tai kiinteä pöytä, ja yhteiset tilat kuuluvat käyttöön.
Mitä coworking sisältää?
Coworking-jäsenyyteen kuuluu työpiste jaetussa tilassa, internet ja pääsy yhteisille alueille. Kohteesta riippuen mukana ovat myös kahvi, tulostus, kokoushuoneet, puhelinkopit ja tapahtumat.
Yhteisöllisyys erottaa coworkingin selkeimmin pelkästä työpisteen vuokraamisesta. Joissakin kohteissa järjestetään tapahtumia, joissa käyttäjät voivat tutustua toisiinsa. Verkostoituminen ei synny automaattisesti. Tapahtumiakaan ei ole joka kohteessa. Jos yhteisö ratkaisee valinnan, käytännöt kannattaa kysyä ennen sopimusta.
Kenelle coworking sopii?
Coworking sopii freelancerille, yksinyrittäjälle ja etätyöntekijälle, jotka eivät tarvitse omaa huonetta, sekä pienelle tiimille, joka kokoontuu tiettyinä päivinä. Päiväpassilla työpisteen saa yhdeksi päiväksi.
Joustavuuden arvo riippuu käyttötavasta. Päiväpassi sopii satunnaiseen työpäivään. Säännöllinen käyttö voi edellyttää jäsenyyttä. Kiinteä työpiste on hyödyllinen, jos haluaa saman paikan joka päivä. Yhä useammassa coworking-kohteessa on lisäksi yksityisiä huoneita. Aiemmassa MatchOffice-artikkelissa kuvataan, miten tilatyypit ovat lähentyneet toisiaan.
Tutustu Suomessa tarjolla oleviin coworking-tiloihin.
Erot - coworking vs toimistohotelli
| Kriteeri | Toimistohotelli | Coworking |
|---|---|---|
| Työtila | Yleensä oma lukittava toimistohuone | Työpiste jaetussa tilassa, joko kiinteä tai vapaa paikka |
| Yksityisyys | Tavallisesti hyvä oman huoneen ansiosta | Vaihtelee avotilan mukaan. Osassa kohteita on myös yksityisiä huoneita |
| Yhteisö | Yritykset työskentelevät yleensä omissa huoneissaan | Yhteisö, kohtaamiset ja mahdolliset tapahtumat voivat olla keskeinen osa |
| Sopimus | Määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva, ehdot vaihtelevat | Usein jäsenyys, päiväpassi tai muu joustava sopimus |
| Hinnoittelu | Hinta huoneesta tai siihen kuuluvista työpisteistä | Hinta jäsenyydestä, käyttöajasta tai työpisteestä |
| Palvelut | Kohteesta riippuen esimerkiksi kalusteet, internet, aula- tai vastaanottopalvelut ja kokoustilat | Kohteesta riippuen esimerkiksi internet, kahvi, kokoustilat ja tapahtumat |
| Skaalautuvuus | Huoneen vaihtaminen voi olla mahdollista, jos vaihtoehtoja on vapaana | Työpisteiden määrää tai jäsenyyden tasoa voi olla mahdollista muuttaa |
| Sopii yleensä | Tiimille, joka tarvitsee rauhaa ja yksityisyyttä | Freelancerille, pienelle tiimille tai etätyöntekijälle |
Ero oli aiemmin selvempi. Nyt samassa kohteessa voi olla jaettuja työpisteitä ja lukittavia huoneita. Valitun vaihtoehdon ominaisuudet ja sopimusehdot kannattaa siksi tarkistaa kohdekohtaisesti.
Kumpi sopii kenelle?
Freelancerille, yksinyrittäjälle ja startupille sopii yleensä coworking. Luottamuksellista tietoa käsittelevälle tiimille ja kasvavalle yritykselle sopii toimistohotelli, koska se tarjoaa oman lukittavan huoneen.
| Tilanne | Yleensä sopivampi | Miksi |
|---|---|---|
| Freelancer tai yksinyrittäjä | Coworking | Työpisteen voi saada ilman omaa huonetta, ja sopimus voi olla joustava |
| Uusi startup | Coworking | Yhteisö voi tukea kontakteja, ja työpisteiden määrää voi olla mahdollista muuttaa |
| Pieni tiimi, joka käsittelee luottamuksellista tietoa | Toimistohotelli | Oma lukittava huone tukee yksityisyyttä |
| Kasvava yritys, jolla on oma tiimi | Toimistohotelli | Oma tila ja mahdollinen vaihto suurempaan huoneeseen voivat tukea kasvua |
| Etätyöntekijät ja satunnaiset yhteiset työpäivät | Coworking | Käyttö voidaan joissakin kohteissa sovittaa työpäivien määrään |
| Uusi toimipiste tai uusi kaupunki | Molemmat | Valmiin työympäristön käyttöönotto voi olla perinteistä ratkaisua nopeampaa, mutta sopimusehdot vaihtelevat |
Helsingissä vaihtoehtoja voi tarkastella rinnakkain: toimistohotellit ja coworking.
Hinnat ja sopimusehdot
Kuukausihinta ei riitä vertailuun. Palvelupaketit ja laskutustavat voivat olla erilaisia. Pyydä ennen päätöstä kirjallinen erittely siitä, mitä ilmoitettu hinta sisältää.
Tarkistuslistalle kuuluvat ainakin internetyhteys ja kalusteet. Keittiön käytöstä ja yhteisistä alueista kannattaa kysyä erikseen. Siivouksesta ja kokoustiloihin kuuluvista tunneista saa tiedon samalla. Vastaanotto- tai aulapalvelu voi kuulua toimistohotellin pakettiin. Toisaalta se voi olla erikseen tilattava palvelu. Coworkingin jäsenyyteen voi liittyä käyttörajoja. Rajana voi olla tietty määrä päiviä tai pääsy vain määrättyinä aikoina.
Minimikesto ja irtisanomisaika löytyvät sopimuksesta. Mahdollinen automaattinen jatkuminen kuuluu samaan tarkistukseen. Sopimuksesta pitää ilmetä myös, voiko jäsenyyttä tai huonekokoa muuttaa kesken sopimuskauden ja millä ehdoilla.
Lisäkuluja voivat tuoda pysäköinti ja tulostus. Samoin postipalvelut ja kokoushuoneiden lisätunnit. Kulkutunnisteet tai vakuus voivat myös maksaa. Hinta voi olla ilmoitettu ilman arvonlisäveroa tai sen kanssa. Tarjoajalta saa selville myös sopimukseen sovellettavan verokäsittelyn.
Käyttöönottopäivä pitää sopia erikseen. Ilmoituksessa näkyvä saatavuus ei yksin takaa käyttöönottoa haluttuna päivänä. Kalusteiden valmius kuuluu samaan keskusteluun. Myös mahdolliset muuttoa edeltävät järjestelyt pitää sopia ennakkoon.
Vertaa siis kokonaiskustannusta, ei pelkkää kuukausihintaa. Siihen kuuluvat kaikki yrityksen tarvitsemat palvelut ja lisät.
Näin valitset oikean tilan
- Määritä tiimin koko. Laske, montako työpistettä tarvitaan tavallisena ja vilkkaimpana työpäivänä.
- Mieti, tarvitaanko työrauhaa tai luottamuksellisuutta. Mieti myös omaa lukittavaa huonetta.
- Arvioi, kuinka paljon hyötyä yhteisöstä ja tapahtumista olisi käytännössä. Sama koskee verkostoitumista.
- Vertaa minimikestoa ja irtisanomisaikaa. Käyttörajat ja mahdolliset lisäkulut kuuluvat samaan vertailuun.
- Tarkista sijainti ja kulkuyhteydet. Pysäköinti ja tilojen käyttöajat selviävät samalla.
- Käy paikan päällä ennen päätöstä. Kokeile päiväpassia, jos valitussa coworking-kohteessa on sellainen.
Tarvitsetko oman huoneen? Sitä tarjoavat toimistohotellit. Haluatko joustavan työpisteen? Sellaisia tarjoavat coworking-tilat.
UKK - usein kysytyt kysymykset
Mikä ero on coworkingilla ja toimistohotellilla?
Ero näkyy ensin työtilassa. Yleensä toimistohotellissa vuokrataan oma lukittava huone, coworkingissa työpiste jaetusta tilasta. Monessa kohteessa on nykyään molempia vaihtoehtoja.
Onko coworking edullisempaa kuin toimistohotelli?
Yksittäinen työpiste voi maksaa vähemmän kuin oma huone. Kokonaiskustannus riippuu käyttäjien määrästä ja käyttöajasta. Siihen vaikuttavat myös hintaan sisältyvät palvelut.
Kumpi sopii useamman hengen tiimille?
Rauhaa ja yksityisyyttä tarvitseville toimistohotelli on yleensä sopivampi. Pieni tiimi voi työskennellä myös coworkingissa. Silloin tilan melutason ja työpisteiden pitää vastata tiimin tarpeita. Kokousmahdollisuuksista sama pätee.
Voiko coworking-tilassa olla oma lukittava huone?
Kyllä. Osassa kohteista on myös yksityisiä huoneita. Vaihtoehdot ja niiden ehdot löytyvät kohteen tiedoista.
Kuinka pitkä sopimus tarvitaan?
Minimikesto ja irtisanomisaika vaihtelevat kohteen ja valitun vaihtoehdon mukaan. Pyydä ehdot kirjallisina ennen päätöstä.
Voiko toimistohotellissa vaihtaa isompaan huoneeseen?
Se onnistuu, jos sopiva huone on vapaana ja tarjoaja sallii muutoksen. Varmista mahdollisuus ja ehdot tilan tarjoajalta.
