Huddle-huone – kokoontumisen, luomisen ja innovoinnin paikka

Ennen pandemiaa työntekijät käyttivät yleensä yrityksen huddle-huoneita etsiessään yksityisyyttä, hiljaisuutta ja rauhaa keskittyäkseen työtehtäviinsä.

Mutta covid-muutosten jälkeen ja uusien hybridityöprosessien ilmetessä yrityksen pieni, intiimi kokoustila on palannut alkuperäiseen tarkoitukseensa: Tilaksi ja kehykseksi, jossa voit spontaanisti istahtaa alas ja innovoida kollegoiden kanssa.

"Huddle-huoneet eivät ole uusi keksintö, mutta ovat säilyttäneet relevanssinsa, koska monet kokoukset koskevat usein vain muutamaa työntekijää. Huddle-huone on lyhyitä, mutta usein spontaaneja ja aktiivisia kokouksia varten.

Yleensä yrityksesi huddle-huoneita ei tarvitse varata. Niiden tulee olla avoimia ja kutsua työntekijöitä impulsiiviseen käyttöön koko päivän," korostaa Allyson Strowbridge, design- ja sisustussuunnitteluyritys Ctrl+Shift+Space:n perustaja.

Hyvän olon kehys

Huddle-huone määritellään pienenä yksityisenä kokoustilana, joka on suunniteltu epämuodollisia ja/tai spontaaneja kokouksia varten 2-3:sta jopa 6 henkilölle, ja se on tyypillisesti varustettu näytöllä ja audiovisuaalisilla välineillä, jotta kokoontumisesi voivat myös kattaa etäosallistujat.

"Huddle-huoneen varustamiseen ei vaadita paljon hienoa teknologiaa jos se pääasiassa tähtää pieniin kokouksiin. Sinun tulisi varustaa huoneesi erityistarpeiden mukaan," korostaa Allyson Strowbridge. 

Yleensä yrityksesi huddle-huoneita ei tarvitse varata - niiden tulee olla avoimia ja  kutsua työntekijöitä impulsiiviseen käyttöön koko päivän.                                                                                                                           Kuvat: iStock

Keskusteluhuoneen intiimi formaatti ja epämuodollinen ilmapiiri tekevät siitä ihanteellisen aivoriihelle, tiimikeskusteluille, nopeille tilannepäivityksille jne.

Ennen kaikkea huddle-huoneen tulisi tarjota miellyttävä ilmapiiri ja hyvän olon asetelma työpäivän spontaaneille, lyhyille kokouksille tai nopeille tiedonjakamissessioille ja tauoille tiimikollegoiden kesken.

Suunnittelu ja pelinmuuttaja

Tutkimukset osoittavat, että jopa 75-80% kaikista kokouksista nykyaikaisissa toimistoyrityksissä on tänä päivänä vain 2-4 osallistujaa. Siksi rakennuksen suuret kokoushuoneet tai konferenssihuoneet ovat usein enemmän kuin puoliksi tyhjiä.

Pandemian jälkeen globaali toimistoympäristö hybridityömallien leviämisessä on kehittynyt kohti laajennettua joustavuutta, lisääntynyttä innovaatiota ja tiivistettyä yhteistyötä.

Huddle-huoneiden tulisi ensisijaisesti tarjota miellyttävä ilmapiiri ja hyvän  olon asetelma työpäivän spontaaneille, lyhyille kokouksille tai  tiedonjakamissessioille sekä tauoille tiimikollegoiden kesken.

Samaan tahtiin ja samassa ajassa huddle-huoneesta on kehittynyt nykyaikaisen toimistosuunnittelun merkittävä pelinmuuttaja, jolla on oma ajattelutapansa saavutettavuuden, keskittymisen, ilmapiirin ja tiimihengen kannalta.

Niinpä monet yritykset antavat nykyään kunniaa ja arvostusta hienojen, näyttävien huddle-tilojen perustamiselle, jotka erottuvat toimistoympäristössä ja vetoavat keskusteluun, yhteenkuuluvuuteen ja yhteistyöhön.

Kutsu ja inspiroi

Toiminnalliselle huddle-huoneelle ei ole erityisiä ohjeita muuten kuin että suunnittelun, muodon ja ilmeen osalta kokonaisuudessaan ja kaikilta osin sen on kutsuttava ja inspiroitava nopeaan ja spontaaniin yhteisviestintään.

Yleensä huoneet on varustettu suurella näytöllä, valkotaululla, videokonferenssiteknologialla, näytönjaolla ja muilla etäviestintävälineillä yhdistettynä mukaviin istumajärjestelyihin, jotka voivat edistää ja helpottaa rentoa ja epämuodollista ilmapiiriä dialogien ja keskustelujen aikana. 

Nykyään monet yritykset asettavat kunnian ja prestiisin näyttävien ja  tyylikkäiden huddle-tilojen perustamiseen, jotka erottuvat toimistoissa ja  houkuttelevat keskusteluun, yhteenkuuluvuuteen ja yhteistyöhön.    Kuvat: Splunk, San Francisco

"Kun yrityksen on luotava huddle-huone, on tärkeää suunnitella se joustavaksi ja mukautuvaksi: Tarvittaessa siirrettävät huonekalut ja väliseinät sekä tekninen varustus yhteistyön ja viestinnän helpottamiseksi.

Kaiken kaikkiaan tilan tulisi näyttäytyä erittäin kutsuvana lisänä ympäröivään toimistoympäristöön keskittymällä ja optimoimalla yhteistyötä, tuoden yrityksen tiimit yhteen ideoista, ongelmista ja päätöksistä," australialainen toimistokehittäjä Mel Pikos huomauttaa.  ●

Lue lisää:
Blog.rampart.ca: How to design a huddle room
Blog.cort.com/workplace: How huddle rooms are different
Officespacesoftware.com: What is it and how can you build one that works?
Mediascape.ltd.uk: Everything you need to know about huddle rooms in your workspace