Vahvista kommunikaatiota ja vältä konfliktit toimistossa

Monet tunnistanee ne tilanteet, jotka helposti tulehduttavat ilmapiiriä ja synnyttävät kommunikaatio-ongelmia työpaikoilla kuten pienet väärinymmärrykset kahden työntekijän välillä tai tunteiden kuumeneminen kokouksessa. 

Yksi kymmenestä tällaisestä tilanteesta johtaa erilaisiin kommunikaatio-ongelmiin. 

Näin uskoo Kaj Flyger, joka on koulutuskonsultti Lindeblad yrityksessä. Työssään hän on nähnyt, miten huono kommunikaatio työpaikoilla johtaa usein epätasapainoiseen ja tulehtuneeseen ilmapiiriin yrityksissä, mikä hankaloittaa työntekoa. 

"Jotkut työntekijät voivat ilmoittaa olevansa sairaita tai jotkut jopa irtisanoutua."

"Lisäksi monissa tapauksissa työnteon tuottavuus ja tehokkuus laskee kun työntekijät eivät osaa kommunikoida keskenään - usein koska työtyytyväisyys ja -motivaatio ovat hukassa."

Hyödynnä rikkautta 

Kommunikaatio-ongelmat yleensä syntyvät kun kaksi erilaisista taustoista ja kulttuureista työskentelevät yhdessä. 

Tästä juontunee se, että yritykset tapaavat palkata profiililtaan samanlaisia työntekijöitä. Tämä vähentää konflikteja työpaikoilla, mutta on lopulta karhunpalvelus yritykselle ja työntekijöille, koska moninaisuus rikastuttaa sekä työntekoa että tuottavuutta silloin kun oikein hoidettu. 

"Riippuen toki työn luonteesta, mutta pääsääntöisesti tiimi on vahvempi kun useita erilaisia ihmistyyppejä, taitoja ja kulttuureja on mukana. Mutta moninaisuus ja erilaisuus tekee myös kommunikaatiosta haasteellisempaa."

Kuulostaa paradoksilta, että moninaisuus on sekä rikkaus että haaste. Kysymys onkin, miten kommunikaatio-ongelmia voidaan välttää ja ratkaista toimistossa?

Flyger selvittää, että on ensiarvoisen tärkeää ymmärtää toisten erilaisuudet ja taidot - ja näin sekä oppia että sopeutua erilaisiin työtapoihin. 

"Minun tapani työskennellä ja kommunikoida voi olla toiselle vieras, mutta kannattaa olla avoin kaikille, koska kollegat ovat työnteon edellytys ja heiltä voi oppia paljon."

"Esimerkiksi jos minä olen hyvin analyyttinen ja tarkkaavainen työntekijä ja kollegani on hyvin luova ja kekseliäs. Minun kannattaa ottaa oppia kollegoilta ja oppia luovempia työtapoja, mutta samalla voin opettaa muille tarkkaavaisuutta."

Lisää ymmärrystä

On olemassa monia työkaluja ja ohjelmia, jotka auttavat työntekijöitä näkemään ja ymmärtään toistensa taidot hyvin. Flyger suosittelee oppimisohjelmaa Insight Discoveryã, joka auttaa työntekijöita myös löytämään omat vahvuudet ja jota on kehitetty työelämän avuksi. 

Ohjelma on hyvin simppeli ja perustuu neljään päävärityyppiin. 

Värikategoriat edustavat eri persoonallisuustyyppejä, jotka kertovat miten me työskentelemme ja kommunikoimme. 

Ohjelman perusidea on, että jokaisella on piirteitä kustakin kategoriasta, mutta työntekijät voidaan paikantaa yhteen kategoriaan, joka parhaiten kuvaa heitä. 

"Esimerkiksi sinisen kategorian ihmistyypeillä on hyvin analyyttinen ote työhon ja he usein kommunkioivat virallisemmin kuin muut", selittää Flyger. 

Hän huomauttaa kuitenkin, ettei persoonallisuuksia kannata katsoa liian tiukasti kategorioiden kautta. 

"On tärkeää katsoa jokaista yksilönä ja välttää jakamasta työntekijöitä 'sinä olet vihreä ja sinä olet keltainen'. On muistetava, että kaikilla on piirteitä kaikista kategorioista ja näiden erilaiset yhdistelmät tekevät meistä yksilöitä."

Jaettu vastuu

Kommunikaation parantaminen paitsi työntekijöiden mutta myös esimiesten ja johdon keskuudessa on tärkeää. 

"Esimiehet voivat olla erinomaisia johtamaan ja organisoimaan, mutta päivittäinen kommunikaatio työntekijöiden kanssa voi olla heikkoa.  Ja juuri kommunikaatio on kaikista tärkein elementti työnjohtamisessa", toteaa Flyger. 

Hän suositteleekin pitämään työpaikoilla Insight Discovery workshoppeja, johon osallistuu kaikki työntekijät ja esimiehet.   

"Käyttämällä tätä oppimistyökalua workshopeissa ja hyödyntämällä sitä jokapäiväisessä työssä, tiimi työskentelyy paranee kun työntekijät ovat tietoisempia toistensa erilaisista työtavoista ja persoonallisuuksista."

"Ja jottei opittu unohtuisi, työntekijät voivat rakentaa ja pitää työpöydällään omista personaallisuusväreistä koostuvan legotornin, joka kuvastaa heitä työntekijöinä. Näin kommunikaatio muuttunee sujuvammaksi työntekiöiden välillä."

Sisäinen kommunikaatio on tänäpäivänä esillä kaikilla työpaikoilla ja kaikkien huulilla, olit sitten osa-aikainen työntekijä tai toimitusjohtaja, toteaa Flyger.

"Se vaatii kaikkien osallistumista ja panosta, mutta kommunikaatioon parantamiseen panostaminen lisää työtyytyväisyyttä, tuottavuutta, yhteistyötä. Ja ennen kaikkea se ei maksa paljoa, mutta parhaimmillaan sillä on suuri vaikutus."