Uudenlaiset toimistot muuttavat työmalleja ja tuottavat hyvinvointia – paluuta entiseen ei ole

CBRE:n tutkimus osoittaa, että toimintaperusteiset toimistot ovat yhä suositumpia ympärimaailman kaikilla yrityssektoreilla. 

Toimintaperusteinen toimistoympäristö, activity-based workplace (ABW), on varsin uusi ja yhä muuttuva konsepti, joka tarjoaa mitä innovatiivisempia työympäristöjä ja jotka lisäävät aktiivisuutta, luovuutta, tuottavuutta ja tehokuutta työpaikoilla. 

Työtilojen joustavuutta ja optimaalisuutta arvostetaan yhä enemmän ja työtilojen suunnitteluun käytetään yhä enemmän aikaa ja vaivaa. Ja CBRE:n tutkimuksen mukaan joka kahdeksas yritys kymmenestä suunnittelee uudistavansa toimitilat ja työpisteet lähitulevaisuudessa.

Toimintaperusteiset toimistot ovatkin nyt yhä halutumpia ja toimistoja kehitetään tähän suuntaan. Toimintaperustaiset toimistot voidaan nähdä vasta trendinä viime vuosikymmenen avotoimisto-innostukselle, jota on kritisoitu erityisesti taustahälyn haittaavuudesta keskittymiselle ja tuottavuudelle. 

Toimistojen luova vaikutus

Toimintaperusteinen toimisto perustuu ajatukseen, että työntekijät voivat vapaasti liikkua työtehtävien mukaan eri työpisteiden ja työtilojen välillä. 

Riippuen aina kustakin työtehtävästä työntekijöillä tulisi olla mahdollisuus valita erilaisten työpisteiden välillä – esimerkiksi tehdä keskittymistä vaativaa työtä hiljaisessa tilassa tai valita luova yhteistyötila ryhmätöille kun tarvitaan brainstormingia. 

”Jotta toimintaperusteinen toimisto toimii, työntekijöiden tulee olla mukana muutoksessa”,  painottaa Kinnarpsin konseptimanageri Henrik Axell. Kuva: Kinnarps

Toimitilasuunnittelun ammattilaiset painottavat, miten paljon työtilojen suunnittelulla voidaan vaikuttaa työntekijöiden liikkuvuuteen ja sosiaalisuuteen sekä tehokkuuteen.

Työtiloja suunnittellessa tulisikin kiinnittää huomiota siihen, etteivät työntekijät mieluummin suosi tiettyjä työpisteitä liikkuvuuden sijaan – tähänkin voidaan vaikuttaa tilasuunnittelulla. Samalla myös muiden palveluiden ja erityisesti IT-ratkaisujen tulee tukea joustavuutta ja liikkuvuttaa työpaikoilla - niin ettei kuitenkaan työntekeminen vaikeudu.

Tutkimukset osoittavat, että parhaassa tapauksissa toimintaperusteiseilla toimistoilla on suuri vaikutus työntekijöiden luovuuteen, yhdessä tekemiseen ja yhteishenkeen sekä myös työn laatuun. 

Toimistosuunnittelu lähtee tarpeesta

”Jotta toimintaperusteiset toimistot toimivat oikein ja tukevat työntekoa, tulee yrityksen ja työntekijöiden olla valmiita ja sitoutuneita uudenlaiseen työympäristöön ja työntekoon. Ja näin ei aina ole”, sanoo Henrik Axell, Kinnarpsin konsepti manageri. 

”Onnistumisen salaisuus on siinä, että toimintaperusteiset toimistot välttävät standardoituja toimistoratkaisuja. Hyvä ja yrityksen toimintaa tukeva toimistosuunnittelu lähtee aina kunkin yrityksen yksityisistä tarpeista.”

Työpisteitä tulee olla helppo käyttää ja vaihtaa, muuten tehokkuus työpaikoilla laskee, osoittaa uusi  ruotsalainen tutkimus. Kuva: WeWork Devonshire Square Coworking Offices, London

Kinnarps on yksi toimintaperusteisia toimistoratkaisuja tarjoavista yrityksistä, Next Office toimintaperusteinen toimistosuunnittelumalli perustuu neljän kohdan toimisto-analyysille: fyysiset tilat; johtaminen, organisaatiomalli ja digiympäristö. 

”Toimistomallin tarkoitus ei ole istuttaa yritystä ja työntekijöitä tiettyyn toimistomalliin, vaan tarveanalyysiin pohjaten tarjota erilaisia, yksilölllisiä toimistoratkaisuja – ja juuri tätä tarjoaa Next Office -toimistoratkaisu”, kertoo Henrik Axell. 

Liikkuvat työntekijät ja joustavat toimistot

 Ruotissa tehty uusi tutkimus tutki toimintaperusteisen toimiston toimivuutta neljässä eri valtionhallinon yksikössä, joissa on otettu toimintaperusteiset toimistot käyttöön vuosi sitten. Tutkimukseen osallistui jopa 239 valtion työntekijää, jotka ovat nyt 12 kuukautta tehneet töitä toimintaperusteisissa, liikkuvissa ja joustavissa työtiloissa. 

Tutkimus selvitti, missä ja miten kauan työntekijät tekivät töitä, milloin he vaihtoivat työpistettä ja miten tyytyväisiä he olivat työympäristöön ja työhön ylipäätänsä. Tulokset osoittavat, että mitä useammin työntekijät vaihtoivat työpistettä, sitä tehokkaammin ja ammattimaisemmin he tekivät töitä. 

Toimintaperusteisen toimiston valinneet yritykset kaikki viestittävätkin samaa: kun työpisteiden vaihtaminen on helppoa ja yksinkertaista, työnteko tehostuu. Työpisteiden vaihtaminen ei saa kuitenkaan olla liikaa aikaa vievää ja vaihtamisesta aiheutuva haittaa tulee minimoida – ja tässä piileekin toimintaperusteisen toimiston vaara, joka voi vaikuttaa myös negatiivisesti. ●

Lue lisää:
Kinnarps.co.uk: Forget everything you (think you) know about the activity-based office
Aspectinteriors.com.au: 3 Tips for Successful Activity Based Working Implementation
Onofficemagazine.com: How activity based working is revolutionising the modern office
Sciencedirect.com: Self-rated productivity and employee well-being in activity-based offices