10 vinkkiä coworking-tilan etsimiseen ja vuokraamiseen

Coworking-aalto jatkoi kasvuaan viime vuonna 2018 toimitilamarkkinoilla ja coworking-tilat valtasivat yhä uusia alueita ja tiloja. Paitsi toimistot mutta myös kahvilat ja ravintolat ovat kilpaa muuttaneet tyhjät neliöt coworking-tiloiksi, jotka täyttyvät päivisin iloisesta seurakunnasta coworking-työntekijöitä. 

Coworking tuo ihmiset yhteen ja luo uudenlaisia työntekemisentapoja yli yritys ja sektorirajojen. Coworkingin odotetaan vain laajenevan tänä vuonna ja uusia coworking-tiloja avattanee uusilla alueilla, ostoskeskuksissa, hotellien yhteyteen ja kaupunkien olohuoneisiin. 

Jaetut coworking-tilat ja -ympäristöt tuovat paitsi ihmisiä yhteen yli sektori- ja yritysrajojen mutta myös ideat ja innovaatiot syntyvät yhdessä tekemisestä. Uudet keksinnöt ja ratkaisut syntyvät yhteistyöllä. 

Monille työntekijöille, erityisesti freelancereille sekä start up -yrityksille, yksi suurimmista haasteista on löytää motivoiva työympäristö ja toisaalta ylläpitää tuottavaa työtahtia läpi työviikon. Hyvä työympäristö auttaa tässä – on paljon helpompi olla tuottelias innostavassa ympäristössä ja hyvässä työyhteisössä. 

MatchOffice on listannut parhaimmat vinkit, miten löytää juuri itselle sopiva coworking-yhteisö, joka tukee omaa yritystä ja luovuutta.  

1. Missä haluat tehdä töitä

Sijainti on tärkeä tekijä – onko tärkeintä sijainti lähellä kotia, asiakkaita, yrityksiä tai muita yhteistyöpartnereita? Mieti, mikä on paras alue yrityksesi pääkonttorille. On hyvä myös huomioida, että isoimilla coworking-tilojen tarjoajilla on useita kohteita eri puolilla kaupunkia, joita kaikkia asiakkat voivat käyttää tarpeen mukaan. 

2. Mitkä ovat tarpeesi?

Mieti tarkkaan, miltä tulevaisuuden ihanne työtilasi näyttää ja mitkä ovat työtilatarpeesi. Tarvitsetko toimistoa päivittäin tai ehkä vain edustustilat ajoittaisille tapaamiselle? Vai etsitkö vain työtilaa, jossa voit tehdä töitä silloin kun on päästävä pois kotikonttorilta – silloin ehkä päiväpassi muutaman kerran kuukaudessa riittää tarpeisiisi.

3. Kokeile ja löydä oikea tila

Monet toimistohotelli- ja coworking-tilat tarjoavat päiväpasseja, joko ilmaisia tutustumiskertoja tai edulliseen päivähintaan. Kysy tutustumispassia niiltä tarjoajita, joiden tilojen uskot sopivan tarpeisiisi. Tiloihin on parasta tutustua viettämällä työpäivä toimistolla. Kiinnitä huomiota paitsi työilmapiiriin mutta myös viihtyvyyteen, palveluihin ja teknisiinominaisuuksiin.

Työtilojen sosiaalisuus on yksi toimistohotellien ja coworking-tilojen   tärkeimpiä ominaisuuksia, joita yritykset etsivät – mutta houkutteleva design,  viihtyvyyt ja muut palvelut ovat myös tärkeitä tekijöitä.

4. Tarkista tekniset palvelut

Tarkista, että toimistohotellin tai coworking-tilan tekniset palvelut toimivat. Yrityksestä riippuen saatat tarvita erilaisia IT-palveluita. Varmista että tarjolla on kaikki ne palvelut, joita yrityksesti tarvitsee. IT-ratkaisujen toimivuus vaikuttaa jokapäiväiseen työntekoon ja sujuvuuteen – ja myös nopea espressokone tekee päivistä hieman sujuvampia. 

5. Onko tilat viihtyisät

Tilaratkaisut ja tilojen sisustus ovat ensisijaisia työympäristössä. Ovatko tilat viihtyisät, tunnetko inspiroituvasi ja viihdytkö tiloissa, entä tukeeko tilaratkaisut erilaisia työmuotoja? Tämän päivän työtilojen ja erityisesti joustavien coworking-tilojen tulee vastata moniin tarpeisiin mutta myös viihtyvyyteen. 

6. Verkostoituminen

Pääsyy siihen, miksi yritykset etsivät coworking-tiloja on sosiaalisuus ja verkostoituminen. Coworking-tilat automaattisesti lisäävät sosiaalisuutta ja tuo ihmisiä yhteen, mutta verkostoituminen ja yhteistyö vaativat myös sitä tukevia tiloja, kuten yhteistyötiloja ja kokoushuoenta. Valitse työtilat, jotka antavat mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen. 

7. Älä unohda tapahtumia

Sen lisäksi, että coworking-tilat tarjoavat päivittäin mahdollisuuksia verkostoitua, coworking-tilat pitävät verkostoitumistapahtumia ja muita sosiaalisia-iltoja. Kun vertailet coworking-tiloja, muista myös katsoa, millaisia tapahtumia ja kuinka usein yritys tarjoaa erilaisia iltoja.  

8. Tilaa kasvulle

Suunnittele pitkällä tähtäimellä. Jos haluat ja oletat yrityksesi kasvavan lähitulevaisuudessa tai muutaman vuoden päästä, ota tämä huomioon jo nyt coworking-tilaa etsiessäsi. Valitse coworking-palvelija, joka tarjoaa mahdollisuudet kasvattaa tilamäärää ja tarjota tiloja myös silloin kun työntekijämääräsi kasvavat.  

9. Paras hinta yrityksellesi

Hinta on tärkeä tekijä, erityisesti muutaman hengen yrityksille ja start up -yrityksille. Coworking-tilat Euroopassa maksavat kuukausittain noin 3 500 euroa, ja päiväpasseja saa noin 15 eurolla. Kannattaa harkita tarkkaan, tarvitseeko tiloja jokapäivä tai viikoittain, päiväpassi saattaa olla edullisempi vaihtoehto siinä tapauksessa. Muista aina myös kysyä erikseen tarjous coworking-tarjoajalta.

10. Tarkista sopimus

Coworking-tilat ovat joustavia, koska vuokrasopimukset ovat usein varsin lyhytaikaisia verrattuna perinteisten toimitilojen vuokrasopimuksiin. Usein palveluntarjoajat tarjoavat jopa niinkin lyhyitä kuin yhden tai kahden kuukauden sopimuksia. Näin voit helposti kokeilla, sopiiko coworking yrityksellesi. Huomaathan, että monet sopimukset uusitaan automaattisesti ilman erillisitä huomautusta. ●

Lue lisää:
Lifehacker.com: The Beginner's Guide to Coworking
Coworker.com: How to find the best coworking space for your needs
Entrepreneur.com: How to Choose the Best Coworking Space for Your Startup
MatchOffice.com: Here you´ll find your future coworking or serviced office spaces